Business

Étapes clefs dans l’organisation d’un évènement

Étapes clefs dans l’organisation d’un évènement

Organiser un évènement, ne relève pas du parcours du combattant. Néanmoins, quelques étapes clefs sont indispensables pour éviter les mauvaises surprises. Voici donc quelques pistes pour vous aider dans votre organisation.

Objectif

Lancement de produit, stimulation de l’équipe, formation, convention, comité de direction voire journée d’étude, séminaire, le motif de l’évènement doit être bien défini. Quel qu’il soit, il découlera de l’objectif visé et de la cible prévue. En effet, on ne vise pas les mêmes objectifs qu’il s’agisse d’une formation de collaborateurs ou d’un lancement de produit avec des clients. Votre organisation ne sera effectivement pas la même qu’il s’agisse de partenaires, de collaborateurs ou de clients.

Cahier des charges

Définissez le budget alloué. Il doit être défini en fonction de l’objectif, du format – une semaine, un weekend, une journée ou encore un dîner – et de la cible envisagée.

Le lieu sera choisi en fonction de sa capacité d’accueil, de sa facilité d’accès et prendra en compte la distance maximale d’éloignement des participants. Il est tout à fait possible d’intervenir au sein de ses propres locaux mais il semble plus opportun de le délocaliser pour qu’il est une meilleure portée et que cela stimule les participants. Opter pour un cadre bucolique et atypique, marquera les esprits. Et pourquoi pas porter son choix sur un hôtel. De nos jours, les hôtels sont des lieux parfaits pour des évènements d’exception. En outre, ils adaptent aisément les services – agencement et équipement – offrant ainsi le confort et la convivialité recherchés. Petit plus, l’hôtel propose aussi des solutions clefs en mains comme des chambres particulières pour certains participants – handicapés, VIP – un repas de fin de séminaire ou des fleurs dans les chambres. Trouver l’hôtel idéal est aisé sur Paris grâce à la plateforme de réservation d’hôtel.

Pour que le succès soit au rendez-vous, choisissez une période ou une date pendant le temps scolaire, évitez les semaines à pont ou les jours de grands évènements nationaux. Les participants seront de ce fait plus disponible pour y participer. Pensez à leur préciser l’heure d’arrivée et de départ ainsi que le nombre de nuitées si tel est le cas.

Vous pouvez aussi proposer des loisirs, des animations voire d’autres services comme la prise en charge des transports. Ils seront autant de petit plus, gages de réussite.

Rétro planning, communication et bilan

Le rétro planning sera votre allié pour suivre au jour le jour toutes les étapes et veiller au bon déroulement. Vous réaliserez aussi avec rigueur le planning détaillé et vous le communiquerez en amont à chacun des invités. Vous vous assurerez de leur présence et n’oublierez pas de préciser toutes les informations utiles et nécessaires au bon déroulé comme le fait d’avoir une tenue particulière par exemple. Puis, pour boucler la boucle, le lendemain mettez en place un questionnaire de satisfaction et une semaine après transmettez le bilan ou le compte-rendu accompagné d’un mot de remerciement. 

Business

Plus d'articles dans Business